Ορισμένες επιστολές τελειώνουν τόσο αόριστα ότι ο παραλήπτης παραμένει σε απώλεια: πρέπει να ξαναδιαβάσετε το κείμενο για να καταλάβετε την ουσία. Λόγω έλλειψης χρόνου, ο παραλήπτης μπορεί να ρίξει μια επιστολή ή να αποστασιοποιηθεί από κάτι και να μην βυθιστεί πλέον στην περιγραφόμενη κατάσταση. Ένα σαφές, συνοπτικό και ικανό τέλος καταδεικνύει το σεβασμό προς τον αναγνώστη και συμβάλλει στην ταχεία ανταπόκριση σε ένα αίτημα ή αίτημα.
Εγχειρίδιο οδηγιών
1
Αναφέρατε σε τρεις παραγράφους τι θέλετε να πείτε. Μπορεί να φαίνεται ότι οι σκέψεις αναφέρονται σαφώς, αλλά η αντίληψη της πληροφορίας εξαρτάται από την κατάσταση του αναγνώστη. Επομένως, ξαναδιαβάστε το κείμενο και γράψτε τρεις βασικές σκέψεις χωριστά. Μπορεί να είναι γεγονότα, ημερομηνίες, ονόματα κ.λπ. Δεν χρειάζεται συναισθήματα, γράψτε σύντομα, με λίγα λόγια, γιατί απλά πρέπει να κάνετε απογραφή, να θυμηθείτε τα κύρια σημεία.
2
Γράψτε τρεις ενέργειες που πρέπει να εκτελέσει ο παραλήπτης του μηνύματος. Η αντίδραση των ανθρώπων μπορεί να είναι απρόβλεπτη. Σας φαίνεται ότι είναι δυνατόν να αντιδράσουμε με σαφήνεια στις πληροφορίες που παρουσιάζονται, αλλά ένα άτομο το κάνει αυτό ανάλογα με τις ατομικές συνήθειες και τις προθέσεις. Αν δεν δηλώσετε σαφώς τι περιμένετε από τον αναγνώστη, δεν θα καταλάβει ή δεν λέει ότι δεν κατάλαβε.
3
Ρυθμίστε τη λίστα που έχει ληφθεί στα προηγούμενα βήματα σε φθίνουσα σειρά σπουδαιότητας. Το τέλος της επιστολής υπενθυμίζει μερικές φορές την τελευταία λέξη στη συνεδρίαση του δικαστηρίου: η εντύπωση του αποδέκτη της επιστολής, τα συμπεράσματα και οι συνέπειες εξαρτώνται από αυτό. Αφαιρέστε στοιχεία από τη λίστα που μπορείτε να παραλείψετε χωρίς να επηρεάσετε τη σημασία του μηνύματος. Βάλτε τον υπόλοιπο σύντομο κατάλογο στο τέλος της επιστολής έτσι ώστε ο αναγνώστης να μην χάσει τίποτα.
4
Αναφέρετε τις ημερομηνίες. Εάν περιμένετε μια αντίδραση στο γράμμα, καθορίστε τις προσδοκίες σας. Μερικοί άνθρωποι έχουν την τάση να τραβούν την τελευταία, οπότε η ένδειξη ότι ένας συγκεκριμένος χρόνος μπορεί να μην είναι κακός.
5
Αφήστε τα στοιχεία επικοινωνίας. Ο ανταποκριτής σας θα πρέπει να μπορεί να εντοπίσει γρήγορα το τηλέφωνό σας. Προβείτε σε τέτοιες καταστάσεις και, σε κάθε περίπτωση, τοποθετήστε τις απαραίτητες πληροφορίες στην επιστολή, ακόμη και αν είστε σίγουροι ότι το έχει ο παραλήπτης.
6
Να είστε ευγενικοί, να πω κάτι ωραίο, σας ευχαριστώ για το χρόνο σας. Ο αποδέκτης θα είναι πιο πιθανό να απαντήσει και να επικοινωνήσει μαζί σας ταχύτερα αν η επιστολή τον ικανοποίησε ή τον έσωσε από δυσάρεστες εμπειρίες.
7
Φροντίστε να υπογράψετε το μήνυμα με ένα όνομα: αυτό δημιουργεί μια αίσθηση πραγματικής επικοινωνίας. Είναι σημαντικό το άτομο να επικεντρώνεται στην απάντηση και να το αναλαμβάνει υπεύθυνα. Ορίστε ένα παράδειγμα και οι άνθρωποι θα σας αντιμετωπίσουν με τον ίδιο τρόπο.
