Ένα τηλεφωνικό μήνυμα είναι ένα σύντομο αλλά σημαντικό μήνυμα που αποστέλλεται τηλεφωνικά. Έτσι, οι περισσότερες φορές ενημερώνουν για τη διεξαγωγή συναντήσεων, συνεδριάσεων και συναντήσεων. Το τηλεφωνικό μήνυμα μπορεί επίσης να περιέχει επείγουσα σειρά του κεφαλιού. Τα τηλεφωνικά μηνύματα είναι εισερχόμενα που δέχεστε και τα εξερχόμενα που μεταδίδετε. Και οι δύο τύποι έχουν παρόμοιο σχεδιασμό.
Εγχειρίδιο οδηγιών
1
Στην επάνω αριστερή γωνία του φύλλου χαρτιού, τοποθετήστε το πλήρες όνομα του οργανισμού σας και, εάν είναι απαραίτητο, το όνομα της δομικής μονάδας, για παράδειγμα "Διοίκηση της πόλης του Ν." και το Γραφείο Εκπαίδευσης.
2
Στην επάνω δεξιά γωνία, πληκτρολογήστε τον παραλήπτη του τηλεφωνικού μηνύματος. Αναφέρετε τη θέση, το επώνυμο και τα αρχικά του ατόμου: "Στον διευθυντή του σχολείου αριθ. 37 Ivanov I.I." Εάν υπάρχουν πολλοί παραλήπτες, δεν χρειάζεται να αναφέρετε το επώνυμο: "Για τους διευθυντές σχολείων της πόλης του Ν." Επισυνάψτε μια πλήρη λίστα των ιδρυμάτων στα οποία αποστέλλονται στο τηλεφωνικό μήνυμα.
3
Τοποθετήστε τη λέξη "Τηλεφωνικό μήνυμα" και τον αύξοντα αριθμό δύο γραμμές παρακάτω. Για το εξερχόμενο τηλεφωνικό μήνυμα παρακάτω, αναφέρετε την ημερομηνία της σύνταξής του.
4
Στη συνέχεια ακολουθεί το κείμενο του τηλεφωνικού μηνύματος: "Στις 22 Φεβρουαρίου, στις 17.00, θα πραγματοποιηθεί μια συνάντηση στο Υπουργείο Παιδείας για τη βελτίωση των δραστηριοτήτων των σχολείων των πόλεων. Κατά την προετοιμασία του κειμένου ενός τηλεφωνικού μηνύματος, αποφύγετε λέξεις και φράσεις που είναι δύσκολο να ακουστούν και είναι δύσκολο να προφέρονται. Να θυμάστε ότι το μήνυμα πρέπει να είναι ενημερωτικό και σύντομο - όχι περισσότερο από 50 λέξεις.
5
Όταν στέλνετε ένα τηλεφωνικό μήνυμα, προφέρετε σαφώς τις λέξεις, ιδιαίτερα τις διευθύνσεις, τα επώνυμα, τα πρώτα και μεσαία ονόματα των ανθρώπων, τα ονόματα των οδών, τις ημερομηνίες και τις ώρες των εκδηλώσεων. Στο τέλος, βεβαιωθείτε ότι έχετε διαβάσει ξανά το κείμενο και βεβαιωθείτε ότι ο συνομιλητής σας έχει γράψει σωστά τα πάντα. Όταν λαμβάνετε ένα μήνυμα μέσω τηλεφώνου, ακούστε προσεκτικά. Αν έχετε ερωτήσεις, καθαρίστε τα αμέσως.
6
Στο κύριο κείμενο βρίσκεται η θέση, το επώνυμο και τα αρχικά του επικεφαλής που υπέγραψαν το τηλεφωνικό μήνυμα: "Επικεφαλής του Τμήματος Εκπαίδευσης Petrov P. P." Ένα εξερχόμενο έγγραφο πρέπει επίσης να έχει την προσωπική του υπογραφή.
7
Στο κάτω μέρος της σελίδας, παρέχετε πληροφορίες σχετικά με τους υπαλλήλους που συνεργάστηκαν με το τηλεφωνικό μήνυμα. Συνήθως στα αριστερά τοποθετήστε τη θέση, το επώνυμο και τα αρχικά του ατόμου που έστειλε το μήνυμα, το τηλέφωνο του γραφείου του, καθώς και την ημερομηνία και ώρα της μετάδοσης. Στα δεξιά βρίσκονται οι πληροφορίες σχετικά με το άτομο που αποδέχθηκε το έγγραφο: θέση, επώνυμο και αρχικά, αριθμός τηλεφώνου, ημερομηνία και ώρα υποδοχής.
8
Το εξερχόμενο τηλεφωνικό μήνυμα συντάσσεται σε ένα αντίγραφο και αποθηκεύεται σε έναν ειδικό φάκελο. Είναι καλύτερο να έχετε το εισερχόμενο μήνυμα σε δύο αντίγραφα: θα δώσετε το πρώτο στο κεφάλι για περαιτέρω εργασία, και το δεύτερο - βάλτε σε ένα φάκελο για αποθήκευση.
Χρήσιμες συμβουλές
Προετοιμάστε φόρμες τηλεφωνικών μηνυμάτων στον υπολογιστή. Είναι πολύ βολικό για χρήση. Θα είστε σε θέση να καταχωρίσετε τις πληροφορίες στα απαραίτητα γραφήματα με το χέρι, χωρίς να αντικαταστήσετε ξανά τα δεδομένα που επαναλαμβάνονται. Οι φόρμες θα είναι οι ίδιες για εισερχόμενα και εξερχόμενα τηλεφωνικά μηνύματα.
