Η αρχειακή επιχείρηση προέκυψε σε σχέση με την ανάγκη συσσώρευσης, συστηματοποίησης και αποθήκευσης πληροφοριών. Αλλά πρώτα απ 'όλα, τα αρχεία δημιουργήθηκαν για να ικανοποιήσουν τις ανάγκες των αρχών και των πολιτών για την απόκτηση των χαμένων πληροφοριών που έχουν αποθηκευτεί προσεκτικά στο αρχείο. Όταν είναι απαραίτητο να αποκατασταθούν πληροφορίες σχετικά με συγγενείς, πληροφορίες κοινωνικο-νομικού ή άλλου χαρακτήρα, είναι απαραίτητο να υποβληθεί αίτημα στο κατάλληλο αρχείο.
Εγχειρίδιο οδηγιών
1
Τα αρχεία έχουν ορισμένους κανόνες για την επεξεργασία αιτημάτων από πολίτες, νομικά πρόσωπα και αρχές, επομένως, το κλειδί για την επιτυχία είναι η συμμόρφωση με απλούς κανόνες. Πρώτον, η αίτηση πρέπει να περιέχει πληροφορίες για τον αποστολέα. Για ένα άτομο, αυτό είναι το επώνυμο, το όνομα και το πατρόνυμο, για την οργάνωση - το όνομα και τα στοιχεία αναγνώρισης.
2
Δεύτερον, πρέπει να καθορίσετε τη διεύθυνση επιστροφής στο κείμενο της αίτησης, διαφορετικά οι εργάτες του αρχείου απλά δεν θα μπορούν να σας στείλουν μια απάντηση.
3
Τρίτον, είναι απαραίτητο να δηλώσετε σαφώς την ερώτησή σας. Αν σκοπεύετε να συλλέξετε πληροφορίες σχετικά με τους προγόνους σας, δεν χρειάζεται να περιγράψετε λεπτομερώς το ιστορικό της οικογένειάς σας. Δεν χρειάζεται να διατυπώνουμε αόριστες επιθυμίες, πρέπει να δοθεί ιδιαίτερη προσοχή στη διατύπωση της ερώτησης. Το γεγονός είναι ότι σύμφωνα με τους κανόνες για την επεξεργασία των αιτήσεων και των αιτημάτων των πολιτών και των οργανώσεων, το αίτημά σας θα εξεταστεί καταρχάς από τον επικεφαλής του αρχείου. Ο επικεφαλής θα καθορίσει την ταξινόμηση του θέματος: γενεαλογικού, θεματικού ή κοινωνικο-νομικού. Με βάση τη φύση του αιτήματος, ο διαχειριστής αρχείων θα το διαβιβάσει στο αρμόδιο τμήμα για εκτέλεση. Είναι σαφές ότι όσο πιο ασαφής είναι η διατύπωση, τόσο μεγαλύτερη είναι η πιθανότητα εσφαλμένου προσδιορισμού της φύσης της αίτησης και του διορισμού του εκτελεστή. Το αίτημα θα "περπατήσει" από το τμήμα στο τμήμα και εν τω μεταξύ θα περιμένετε μια απάντηση.
4
Τέλος, είναι απαραίτητο να καθοριστεί το πεδίο των ζητούμενων πληροφοριών, για παράδειγμα, χρονολογική ή εδαφική. Είναι άχρηστο να ζητάτε να βρείτε όλους τους ομώνυμους σας, πρέπει να καθορίσετε τη χρονολογική περίοδο και το εδαφικό πλαίσιο για την αναζήτηση των συγγενών σας.
Δώστε προσοχή
Η εκτέλεση αυτών των αιτημάτων αποτελεί προτεραιότητα για το αρχείο. Εάν η στρατιωτική θητεία (εργασία) πραγματοποιήθηκε σε διάφορες στρατιωτικές μονάδες, οι αιτήσεις εκδίδονται για κάθε στρατιωτική μονάδα χωριστά με το έτος και τον μήνα άφιξης και αναχώρησης. Οι αιτήσεις για επιβεβαίωση τραυματισμού ή ασθένειας υποδεικνύουν τον αριθμό του νοσοκομείου όπου ολοκληρώθηκε η θεραπεία.
Χρήσιμες συμβουλές
Η σειρά εκτέλεσης των αιτημάτων στο αρχείο. Οι αιτήσεις προς το αρχείο λαμβάνονται κατόπιν προσωπικής έκκλησης των πολιτών, μέσω ταχυδρομείου και ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Η διεκπεραίωση των αιτημάτων στο αρχείο είναι οργανωμένη αν το αίτημα περιέχει τα ακόλουθα στοιχεία: όνομα του αιτούντος οργανισμού (ή επώνυμο, όνομα και πατρόνυμο για ένα άτομο), ταχυδρομική διεύθυνση, θέμα (ερώτηση), χρονολογικό πλαίσιο των ζητούμενων πληροφοριών.
