Αν η οργάνωσή σας είναι υπεύθυνη για τη διεξαγωγή επιστημονικής διάσκεψης ή είναι υπεύθυνη για αυτήν, αυτό δεν είναι μόνο μια αξιέπαινη λειτουργία, αλλά και ένα μεγάλο οργανωτικό έργο, στο οποίο πρέπει να ληφθούν υπόψη όλα τα μικρά πράγματα.
Εγχειρίδιο οδηγιών
1
Δημιουργήστε μια οργανωτική επιτροπή για τη διάσκεψη, η σύνθεση της οποίας καθορίζεται με εντολή. Ορίστε έναν πρόεδρο για να καθοδηγεί και να συντονίζει τα μέλη της επιτροπής. Καθορίστε τις ημερομηνίες της διάσκεψης και τη διάρκεια της επιτροπής. Ανατρέξτε στη σειρά με ποιον τρόπο θα καταβληθεί η αμοιβή των εργαζομένων που είναι μέλη της. Στείλτε μια ανακοίνωση σχετικά με τη διάσκεψη και στο προσάρτημα αναφέρετε τις απαιτήσεις για τις εκθέσεις, τους τόμους των περιλήψεων των εκθέσεων και την προθεσμία υποβολής τους.
2
Αποφασίστε για τις πηγές χρηματοδότησης, αυτό μπορεί να στοχεύει στη χρηματοδότηση από τον προϋπολογισμό, προσελκύοντας χορηγίες και πόρους των ίδιων των συμμετεχόντων στη διάσκεψη.
3
Στείλτε προσκλήσεις σε όλους τους πιθανούς συμμετέχοντες στο συνέδριο και στο προγραμματισμένο πρόγραμμα. Αποφασίστε για τον αριθμό των συμμετεχόντων και των ομιλητών που επιθυμούν να μοιραστούν τις επιστημονικές τους εξελίξεις και τα αποτελέσματα της έρευνας με τους συναδέλφους τους. Ρωτήστε τους συμμετέχοντες εάν πρέπει να κάνετε κρατήσεις ξενοδοχείων και να κάνετε κράτηση.
4
Συγκεντρώστε με το τυπογραφείο για τη δημοσίευση των περιλήψεων ως ξεχωριστό φυλλάδιο και, εάν είναι απαραίτητο, παραγγείλετε ένα πρόγραμμα της εκδήλωσης για τη διανομή στους συμμετέχοντες, εμβλήματα με τα ονόματα, τα αρχικά τους και το όνομα του οργανισμού.
5
Σύμφωνα με τον αριθμό των συμμετεχόντων, καθορίστε την χωρητικότητα της αίθουσας που χρειάζεστε και ενοικιάστε ένα ειδικό δωμάτιο εξοπλισμένο για εκδηλώσεις αυτού του είδους. Σκεφτείτε τι εξοπλισμό θα χρειαστεί να εξοπλίσετε επιπλέον, ελέγξτε τη διαθεσιμότητα του απαιτούμενου αριθμού καταστημάτων ηλεκτρονικών υπολογιστών, οθόνες προβολής κλπ. Σκεφτείτε τη δουλειά του μπουφέ, όπου οι συμμετέχοντες στις συναντήσεις θα μπορούν να πιουν ένα φλιτζάνι καφέ και να τσιμπήσουν κατά τη διάρκεια των διακοπών.
6
Σκεφτείτε το πρόγραμμα του συνεδρίου, εάν είναι απαραίτητο, σπάστε το σε τμήματα. Εξετάστε πού θα είναι δυνατή η διεξαγωγή συνεδριάσεων τέτοιων τμημάτων. Εξετάστε στο πρόγραμμα τις ομιλίες των επισκεπτών του συνεδρίου, των διοργανωτών και των συμμετεχόντων. Παραγγείλετε χαρτικά για τους συμμετέχοντες στο συνέδριο - οι κάρτες, τα σημειωματάρια και τα στυλό είναι στάνταρ.
7
Πακέτα εγγράφων, διαφημιστικού υλικού και χαρτικά που θα παρουσιαστούν στους συμμετέχοντες στο συνέδριο μαζί με κονκάρδες.
