Η κοινωνική και επαγγελματική ζωή μας συχνά συνδέεται με τη συμμετοχή σε διάφορες συναντήσεις - είτε πρόκειται για συνάντηση μετόχων, είτε για γενική συνέλευση μελών συνεταιρισμού, για HOA ή για άλλες δημόσιες συναντήσεις. Ο ρόλος αυτών των συναντήσεων είναι η λήψη αποφάσεων και η τεκμηρίωση σημαντικών θεμάτων που σχετίζονται με τις δραστηριότητες δημόσιων οργανισμών ή νομικών οντοτήτων. Ο ορθός προβληματισμός στα έγγραφα των αποφάσεων που εγκρίθηκαν κατά τη συνεδρίαση επιβεβαιώνει τη νομιμότητά τους και αποτελεί νομικό έγγραφο.
Εγχειρίδιο οδηγιών
1
Για να συντάξετε τα πρακτικά της συνάντησης, χρησιμοποιήστε τυποποιημένα φύλλα A4 εγγράφου γραφής. Ο τίτλος του πρωτοκόλλου θα πρέπει να περιέχει το όνομα του εγγράφου και το εισαγωγικό μέρος, που να αντικατοπτρίζει τον λόγο για τον οποίο διεξήχθη η συνεδρίαση των πολιτών ή των μετόχων.
2
Στο κεφάλαιο, αναφέρετε την ημερομηνία της συνεδρίασης και τη διεύθυνση στην οποία έλαβε χώρα, καθώς και τον αριθμό των συμμετεχόντων. Εάν οι παρόντες χαρακτήρισαν τη συμμετοχή τους σύμφωνα με σαφές φύλλο, τότε αυτό πρέπει να αντικατοπτρίζεται και στα πρακτικά. Αναφέρετε τη μορφή της συνάντησης: με προκαταρκτική έρευνα, με προφανή εντολή με προσωπική παρουσία ή με συνδυασμένη μορφή συμμετοχής.
3
Αναφέρατε τα επώνυμα, τα ονόματα και τα πατρωνύμια του προέδρου και του γραμματέα που εκλέχθηκαν από τη συνεδρίαση, αντικατοπτρίζουν τον αριθμό των ψήφων που ψηφίστηκαν για, κατά και απέστειλαν σύμφωνα με την υποψηφιότητά τους.
4
Περιγράψτε τον κατάλογο των θεμάτων της ημερήσιας διάταξης, ξεκινώντας με τα πιο επείγοντα, τον αριθμό τους και τις σημειώσεις για τις ομιλίες, τις συζητήσεις και την ψηφοφορία για κάθε θέμα ξεκινώντας με τον αριθμό του. Κατά την εγγραφή των ομιλιών, είναι απαραίτητο να αναφερθούμε μόνο στην ουσία της παρουσιαζόμενης έκθεσης. Θα πρέπει να εκτίθεται συνοπτικά, αλλά σε μια μορφή που αποκλείει μια διπλή ερμηνεία. Εάν είναι απαραίτητο, το κείμενο της ομιλίας μπορεί να επισυναφθεί στα πρακτικά. Όλες οι σχετικές ομιλίες, παρατηρήσεις και παρατηρήσεις θα πρέπει να δίνονται με τα αναφερόμενα ονόματα.
5
Ένα αρχείο για κάθε θέμα θα πρέπει να λήξει με μια απόφαση που να αναφέρει τα αποτελέσματα της ψηφοφορίας. Μετά το κείμενο της συζήτησης για όλα τα ζητήματα της ημερήσιας διάταξης, αναφέρατε ότι η γενική απόφαση κήρυξε τη συνεδρίαση κλειστή.
6
Υπογράψτε το πρωτόκολλο από τον πρόεδρο και τον γραμματέα της συνάντησης, καταθέστε το στο αρχείο του οργανισμού σας ή του προέδρου του.
Δώστε προσοχή
Οι πρόεδροι των συνεταιρισμών ή των ΟΑΕ δεν επιτρέπεται να ενεργούν ως πρόεδρος της ένωσης.
Χρήσιμες συμβουλές
Εάν το πρωτόκολλο απαιτείται για υποβολή σε μια εξωτερική αρχή, τότε καθορίστε σε αυτό τους όρους της προετοιμασίας του, καθώς μπορεί να είναι περιορισμένοι.
