Εάν είναι απαραίτητο να γράψετε μια επιστολή σε έναν υπάλληλο, είναι σημαντικό να συμμορφωθείτε με τους κανόνες για την επεξεργασία τέτοιων εγγράφων. Στην περίπτωση αυτή, είναι καλύτερο να ληφθεί η επίσημη μορφή επιστολής ως το αρχικό δείγμα, πρόκειται να μεταδοθεί ή να ληφθεί επίσημη πληροφορία. Μια σωστά διατυπωμένη έκκληση θα σας επιτρέψει να υπολογίζετε στη συμμόρφωση με όλους τους κανόνες αλληλεπίδρασης μεταξύ κυβέρνησης και πολιτών και του εκπροσώπου της.
Θα χρειαστείτε
- - υπολογιστής.
- - εκτυπωτής.
- - χαρτί γραφείου Α4.
Εγχειρίδιο οδηγιών
1
Όλες οι επίσημες επιστολές ξεκινούν με τις λεπτομέρειες του παραλήπτη που βρίσκεται στα δεξιά στο επάνω μέρος του φύλλου. Γράψτε το όνομα της κρατικής δομής και της διεύθυνσης αλληλογραφίας στη γενική περίπτωση. Στη συνέχεια, στην επείγουσα περίπτωση, να αναφέρετε τη θέση, το επώνυμο, το όνομα και την επωνυμία του υπαλλήλου στον οποίο απευθύνεται η έκκλησή σας. Εάν το μήνυμα θα αναπαραχθεί και θα σταλεί στη διεύθυνση διαφόρων οργανισμών, θα τις καταχωρήσετε εδώ. Μην ξεχάσετε να αναφέρετε το δικό σας όνομα, τον τόπο κατοικίας και τους αριθμούς επικοινωνίας. Επιστολή υπηρεσίας - το μόνο έγγραφο του οποίου το όνομα δεν χρειάζεται να αναγράφεται στο κείμενο. Συνεχίστε λοιπόν κατευθείαν στο τμήμα περιεχομένου.
2
Ξεκινήστε την επιστολή με το μήνυμα "Αγαπητέ" και επικοινωνήστε με το όνομα και την επωνυμία σε περίπτωση που είστε βέβαιοι ότι η έφεσή σας θα φτάσει σε ένα συγκεκριμένο άτομο. Εάν όχι, παραλείψτε την προσωπική έκκληση και αμέσως ξεκινήστε να περιγράφετε την κατάσταση. Προσπαθήστε να συνοψίσετε την περίπτωσή σας σύντομα και με επιχειρηματικό στυλ, αποφεύγοντας περιττές λεπτομέρειες. Περιγράψτε τις περιστάσεις που πρέπει να αντιμετωπίσει ο υπάλληλός σας. Υποστηρίξτε τη θέση σας παραπέμποντας σε συγκεκριμένα άρθρα του νόμου που επιβεβαιώνουν την εγκυρότητα των κρίσεών σας.
3
Στο τελευταίο μέρος, πείτε τις απαιτήσεις σας μετά τη λέξη "ρωτώ". Υποδείξτε το χρονικό πλαίσιο εντός του οποίου αναμένετε μια λύση στην ερώτησή σας. Περιγράψτε τη διαδικασία για τις ενέργειές σας σε περίπτωση που δεν υπάρχει καμία αντίδραση από τον εκπρόσωπο των αρχών στην προσφυγή σας. Στην ενότητα "Εφαρμογές", καταγράψτε και αριθμήστε όλα τα έγγραφα (συνήθως αντίγραφα) που θεωρείτε απαραίτητα για υποβολή προς εξέταση. Υπογράψτε το γράμμα και ορίστε την ημερομηνία. Εκτυπώστε την επιστολή εις διπλούν.
Δώστε προσοχή
Φυσικά, μπορείτε να γράψετε μια επίσημη επιστολή με απλή γραπτή μορφή. Πρέπει όμως να θυμόμαστε ότι είναι προς το συμφέρον σας να μεταφέρετε το πρόβλημα με τον πλέον προσβάσιμο τρόπο, προκειμένου να αποφύγετε ασυνέπειες και να αποτρέψετε τους υπαλλήλους από την παραπομπή σε παρεξηγήσεις εστιάζοντας στα χαρακτηριστικά του χειρογράφου σας.
Χρήσιμες συμβουλές
Πριν μεταφέρετε την επιστολή σας στον υπάλληλο, καταχωρήστε την στον γραμματέα και ζητήστε να τοποθετήσετε μια σημείωση σε αυτό στο αντίγραφο σας. Επιπλέον, μπορείτε να το στείλετε με συστημένη επιστολή με ειδοποίηση παράδοσης.
