Επί του παρόντος, όταν πολλές από τις ρωσικές επιχειρήσεις έχουν επιχειρηματικούς εταίρους στο εξωτερικό, η ανταλλαγή αντιπροσωπειών έχει γίνει ο κανόνας. Αυτό βοηθά να εξοικειωθείτε με την παραγωγή επί τόπου, να εξοικειωθείτε προσωπικά με εκείνους με τους οποίους πρέπει να εργαστείτε, να αξιολογήσετε την κατάσταση και να επιλύσετε γρήγορα επιχειρηματικά ζητήματα. Κατά τη συνεδρίαση της αντιπροσωπείας, θα πρέπει να ληφθούν υπόψη ορισμένα οργανωτικά ζητήματα.
Εγχειρίδιο οδηγιών
1
Κατά το στάδιο προετοιμασίας, συζητήστε το μέγεθος της αντιπροσωπείας, λαμβάνοντας υπόψη το γεγονός ότι τα θέματα εργασίας έχουν επιλυθεί όσο πιο γρήγορα γίνεται, τόσο μικρότερο είναι. Επιπλέον, επιλέξτε τη σύνθεση των συμμετεχόντων από την πλευρά σας, έτσι ώστε ο αριθμός τους να είναι περίπου ο ίδιος με εκείνος των ατόμων που θα συναντήσετε. Συζητήστε σε ποια γλώσσα θα διεξαχθούν οι διαπραγματεύσεις και να προετοιμάσετε έναν διερμηνέα, ακόμη και αν οι επισκέπτες έρχονται με τους δικούς τους.
2
Μάθετε τα θέματα που είναι αρμόδια για την επίλυση ενός ή άλλου μέλους της αντιπροσωπείας, καθώς η υποταγή παρατηρείται πολύ αυστηρά στη Δύση. Όταν απευθυνθείτε σε έναν από τους επισκέπτες, πρέπει να είστε βέβαιοι ότι έχει το δικαίωμα να παρέχει πληροφορίες για τα καθήκοντά του.
3
Συζητήστε εκ των προτέρων τα θέματα που θα πρέπει να αντιμετωπιστούν και να προετοιμάσετε όλα τα υλικά που μπορεί να απαιτηθούν. Συζητήστε ποια έγγραφα θα υπογραφούν μετά από διαπραγματεύσεις. Συμφωνείτε σχετικά με τον τρόπο συμμετοχής τους - πόσο θα αρχίσουν, πόσο θα διαρκέσουν και πότε θα υπάρξουν διαλείμματα.
4
Αν η αντιπροσωπεία είναι επικεφαλής ενός επαρκώς σημαντικού προσώπου, στείλτε την πρόσκληση το συντομότερο δυνατό για να τονίσουμε το σεβασμό και να αυξήσετε την πιθανότητα να πραγματοποιηθεί η επίσκεψη και το άτομο αυτό δεν θα έχει προγραμματίσει άλλες συναντήσεις για αυτή τη φορά.
5
Προετοιμάστε μια ξεχωριστή, βολική αίθουσα συσκέψεων, ώστε κάθε συμμετέχων στη συνάντηση να έχει ένα άνετο μέρος. Κάντε ένα απόθεμα αναψυκτικών, καφέ, μπισκότα και φροντίστε όμορφα πιάτα. Μην ξεχάσετε να βάλετε σταχτοδοχεία, αν δεν σας πειράζει, έτσι ώστε κατά τη διάρκεια της συνάντησης, οι παρόντες θα μπορούσαν να ανάψουν ένα τσιγάρο.
6
Συμφωνείτε εάν θα χρειαστεί να καταγράψετε διαπραγματεύσεις, πρέπει να συμφωνηθεί και από τα δύο μέρη. Προσέξτε ότι οι φιλοξενούμενοι κάθονταν μπροστά στις πόρτες, αυτή η ψυχολογική τεχνική θα τους επιτρέψει να αισθάνονται πιο χαλαροί. Και βεβαιωθείτε ότι κατά τη διάρκεια της συνάντησης δεν σας αποσπούνται οι τηλεφωνικές κλήσεις.
7
Είναι καλύτερο για ένα ωραίο και χαμογελαστό κορίτσι να συναντηθεί με μια αντιπροσωπεία και να το πάει στον τόπο των διαπραγματεύσεων. Μπορεί να περιμένει τους επισκέπτες στο λόμπι του κτιρίου όπου θα διεξαχθούν οι διαπραγματεύσεις. Όταν οι φιλοξενούμενοι φθάσουν στον χώρο, είναι απαραίτητο να εισαγάγουν αμέσως και τις δύο αντιπροσωπείες ο ένας στον άλλο, έτσι ώστε όσοι θέλουν να κάθονται ο ένας δίπλα στον άλλο μπορούν να το κάνουν.
