Σε πολλές περιπτώσεις, πρέπει να γράψετε επίσημες επιστολές προσφυγής σε μία ή άλλη αρχή. Τώρα πολλοί από αυτούς στέλνονται ηλεκτρονικά, αν και οι κανόνες συλλογής παραμένουν οι ίδιοι με τους φυσικούς τρόπους. Λοιπόν, πώς πρέπει να καταρτίσετε κατάλληλα τέτοια έγγραφα;
Εγχειρίδιο οδηγιών
1
Ξεκινήστε καθορίζοντας τη θέση και το όνομα του παραλήπτη. Για παράδειγμα: "Προς τον κύριο μηχανικό της OJSC Polad Ivanov S. S." Στη συνέχεια, γράψτε μια έκκληση στο πάνω μέρος της επιστολής. Αρχίζει συνήθως με τη λέξη "Αγαπητέ". Ακολουθεί το πλήρες όνομα και το όνομα του παραλήπτη. Μπορείτε επίσης να γράψετε "Αγαπητέ κύριε Ιβανόφ", χωρίς να αναφέρετε το όνομά του. Η θεραπεία πρέπει να είναι ακριβώς στη μέση.
2
Γράψτε το προοίμιο στην επιστολή σας. Να αναφερθούν σαφώς και συνοπτικά οι λόγοι και ο σκοπός της παρούσας επιστολής. Ο παραλήπτης από την παράγραφο αυτή πρέπει να κατανοεί την ουσία της επιστολής. Για παράδειγμα, ξεκινήστε έτσι: "Σας γράφω για την μη ικανοποιητική ποιότητα των ρουλεμάν που μας στέλνετε μέσα μας
από …"
3
Συμπληρώστε το κύριο σώμα της επιστολής. Κατά κανόνα, αποτελείται από δύο έως τέσσερις παραγράφους που εκφράζουν ανησυχία για το πρόβλημα που περιγράφεται στο προοίμιο. Επίσης σε αυτό το μέρος, δηλώστε όλες τις σκέψεις σχετικά με αυτό το θέμα και σχετικά με μια πιθανή λύση στο πρόβλημα. Αναφέρετε ποιες συγκεκριμένες ενέργειες θα πρέπει να λάβει ο παραλήπτης για να επιλύσει αυτό το ζήτημα στο εγγύς μέλλον. Χρησιμοποιήστε σαφείς προθεσμίες, αριθμούς και προτάσεις.
4
Γράψτε ένα συμπέρασμα. Σε αυτό το μέρος, διατυπώστε τα αποτελέσματα ολόκληρης της ένστασης. Παράδειγμα: «Είμαι βέβαιος ότι θα επιλύσετε αυτήν την δυσάρεστη κατάσταση και στο εγγύς μέλλον η συνεργασία μας θα είναι η ίδια όπως και πριν».
5
Βάλτε την επίσημη υπογραφή, η οποία αποτελείται από το όνομα της θέσης, καθώς και το όνομά σας. Πριν από αυτό συνήθως τίθεται: "Με Σεβασμό", "Ειλικρινά Δικός σου", "Με την ελπίδα για περαιτέρω συνεργασία", κλπ. Επιλέξτε ανάλογα με την κατάσταση.
6
Δημιουργήστε ένα postscript ή postscript. Αυτό το μικρό τμήμα βρίσκεται ακριβώς κάτω από την υπογραφή. Σπανίως χρησιμοποιείται σε γράμματα αυτής της μορφής, αλλά μερικές φορές υπάρχει και κάποια θέση. Το postcript ενημερώνει τον παραλήπτη για κάποιο σημαντικό γεγονός στη ζωή του οργανισμού του συντάκτη της επιστολής. Για παράδειγμα: "PS Σας ενημερώνω ότι το ποσοστό απορρίψεων στην αποστολή πρώτων υλών που ελήφθησαν πριν από 2 ημέρες αυξήθηκε στο 19%!".
