Σε οποιοδήποτε γραφείο και στο χώρο εργασίας, οι εργαζόμενοι συχνά εργάζονται με διάφορα είδη εγγράφων, οπότε όλοι χρειάζονται την ικανότητα να συντάσσουν γραφείο, επιχειρηματικά έγγραφα. Ταυτόχρονα, υπάρχουν γενικές απαιτήσεις που πρέπει να ακολουθούνται κατά την κατάρτιση κάθε εγγράφου - επιχειρησιακή επιστολή, εντολή, ρύθμιση, τάξη κλπ.
Εγχειρίδιο οδηγιών
1
Η σύνταξη του εγγράφου αρχίζει με τη διευκρίνιση της καταλληλότητάς του και του φάσματος των ζητημάτων που πρέπει να επιλυθούν. Αυτό θα σας βοηθήσει να καθορίσετε τον τύπο του εγγράφου και τη μορφή του, που καθορίζουν σε μεγάλο βαθμό τη φύση και το ύφος της παρουσίασης του περιεχομένου του.
2
Εξετάστε κυβερνητικούς νομοθετικούς και υπηρεσιακούς κανονισμούς που διέπουν την επίλυση τέτοιων ζητημάτων. Αυτό είναι ένα πολύ σημαντικό στάδιο, που δείχνει την παιδεία σας, και σας επιτρέπει να συντάξετε ένα έγγραφο που ανταποκρίνεται πλήρως στην καθιερωμένη διαδικασία για την επεξεργασία και την επίλυση επιχειρηματικών ζητημάτων. Επίσης, θα βοηθήσει στον προσδιορισμό του παραλήπτη, του οργανισμού έγκρισης και συντονισμού και θα εξασφαλίσει ότι το περιεχόμενο αυτού του εγγράφου και η μορφή αρμοδιότητας του οργανισμού είναι συνεπείς.
3
Μελετήστε τα κείμενα των διοικητικών και κανονιστικών εγγράφων, έτσι ώστε το έγγραφο που συντάσσεται να μην έρχεται σε αντίθεση με αυτά, δεν τα αναπαράγει. Για να γίνει αυτό, πρέπει να έχετε ηλεκτρονική βάση δεδομένων των εν λόγω εγγράφων.
4
Συγκεντρώστε πληροφορίες σχετικά με την ουσία των ζητημάτων που πρέπει να επιλυθούν, συντάξτε ένα έγγραφο. Κατά τη σύνταξη, χρησιμοποιήστε κείμενα οθόνης και τυποποιημένες φράσεις και εκφράσεις που παραδοσιακά χρησιμοποιούνται στην επιχειρηματική τεκμηρίωση. Εξετάστε άλλα έγγραφα που αναπτύχθηκαν στον οργανισμό σας ή σε ένα σύστημα παρόμοιων επιχειρήσεων και ακολουθήστε το στυλ της σύνταξής τους ως βάση.
5
Το κύριο κείμενο του εγγράφου έχει ως στόχο να προκαλέσει οποιαδήποτε ενέργεια, να πείσει. Θα πρέπει να είναι αιτιολογημένη και λογική. Η διατύπωση πρέπει να τηρείται αυστηρά νόμιμα. Πρώτον, οι απαιτήσεις για την αξιοπιστία και αντικειμενικότητα των πληροφοριών που παρουσιάζονται. Το κείμενο πρέπει να είναι ακριβές και όσο το δυνατόν πιο ενημερωτικό και συνοπτικό. Φυσικά, δεν πρέπει να έχει γραμματικά, στίγματα και στυλιστικά σφάλματα. Σε περίπτωση που στο έγγραφο αναφέρετε τις πληροφορίες που περιέχονται σε άλλη πηγή ή έγγραφο, πρέπει να αναφέρετε όλη την παραγωγή του.
6
Επεξεργαστείτε το σχέδιο εγγράφου και συντονίστε το με τα εξουσιοδοτημένα άτομα. Στη συνέχεια, συντάξτε ένα έγγραφο σύμφωνα με τα αποδεκτά πρότυπα και υπογράψτε το.
